Regulamin
38 Dni Ortopedycznych 12-14 września 2019 r.
Pałac i Folwark Łochów ul. Marii Konopnickiej 1 kod 07-130 Łochów


§ 1. Postanowienia ogólne

1.1 38 Dni Ortopedyczne, zwane w dalszej części Regulaminu „Dniami” odbędą się w dniach 12-14 września 2019 r. w Pałacu i Folwark Łochów ul. Marii Konopnickiej 1,07-130 Łochów zwane w dalszej części regulaminu „Obiektem”.

1.2 Dni Ortopedyczne obsługuje firma Net4Doctor Sp. z o.o. z siedzibą w Łodzi przy ul. Gdańskiej 126/128, NIP 7282740006 zwana w dalszej części Biurem Organizacyjnym, działająca na zlecenie Polskiego Towarzystwa Ortopedycznego i Traumatologicznego z siedzibą przy ul. Lindleya 4

1.3 Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Dniach i obowiązują wszystkich Uczestników.

1.4 Uczestnikami Dni są lekarze ortopedzi, lekarze innych specjalności, instrumentariusze, studenci i inne osoby związane zawodowo z tematyką Dni oraz przedstawiciele wystawców.

1.5 W ramach Dni odbywać się będą sesje naukowo-dydaktyczne, wystawa firm farmaceutycznych oraz firm medycznych.

1.6 Oficjalny serwis internetowy Dni znajduje się pod adresem www.ptoitr.pl/dniorto-2019

1.7 Każdy Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa w Dniach.

1.8 Za udział w Dniach Uczestnik otrzyma punkty edukacyjne zgodnie z zasadami ustalonymi przez Izbę Lekarską.

1.9 Koszt udziału w Dniach, pobytu i przejazdu Uczestnik pokrywa we własnym zakresie.

§ 2. Zasady uczestnictwa i odwołania uczestnictwa w Dniach

2.1 Warunkiem udziału w Dniach jest zgłoszenie uczestnictwa poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej Dni http://ptoitr.pl/dniorto-2019/rejestracja oraz uiszczenie opłaty rejestracyjnej. Cena za uczestnictwo w Dniach liczona jest na podstawie stawek wynikających z cennika dostępnego na stronie wydarzenia obowiązujących w dniu zapłaty. Uczestnictwo w Dniach można również zgłosić osobiście w recepcji kongresowej w czasie trwania wydarzenia tj. 12-14 września 2019 r.

2.2. Termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa w Dniach za pośrednictwem serwisu internetowego ptoitr.pl/dniorto-2019 upływa 31 sierpnia 2019 r. Rejestracja po tym terminie będzie możliwa jedynie osobiście w recepcji kongresowej.

2.3 Opłatę za udział w Dniach przy rejestracji w recepcji kongresowej należy uregulować na miejscu gotówką lub kartą płatniczą.

2.4 Biuro Organizacyjne zastrzega sobie prawo do ustalenia maksymalnej liczby Uczestników oraz wcześniejszego zakończenia rejestracji.

2.5 Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Dniach. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Dniach winna być dokonana w formie elektronicznej na adres:dniorto2019@ptoitr.pl

2.6 W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w Dniach:

a) gdy Biuro Organizacyjne otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji wcześniej niż w 30 dniu przed rozpoczęciem Dni, Uczestnikowi przysługuje prawo zwrotu wpłaconej kwoty, jednakże pomniejszona ona będzie o 25% wartości całości wpłaty tytułem kosztów manipulacyjnych, pod warunkiem wcześniejszego otrzymania wpłaty za udział.

b) gdy Biuro Organizacyjne otrzyma od Uczestnika oświadczenie o rezygnacji w 30 dniu przed rozpoczęciem Dni lub później, Uczestnikowi nie przysługuje zwrot kosztów uczestnictwa w Dniach.

2.7 Uczestnik Dni przyjmuje do wiadomości, że sesje oraz wykłady transmitowane będą online za pośrednictwem Internetu (streaming), filmowany i fotografowany przez Organizatora oraz, że osoby, które wykupiły dostęp do Dni online będą mogły odtwarzać zarejestrowany materiał również po zakończeniu Dni. Regulamin dotyczący transmisji online dostępny jest na stronie dniortopedyczne.ptoitr.pl

2.8 Biorąc udział w Dniach Uczestnik wyraża zgodę na nieodpłatne przetwarzanie danych osobowych w postaci wizerunku i możliwość rozpowszechniania przez Net4Doctor sp. z o.o. i PTOiTR wizerunku i wypowiedzi utrwalonych podczas Dni w postaci fotografii cyfrowej i nagrania video, samodzielnie lub w połączeniu z innymi osobami, w celu informowania o przedmiocie działalności i organizowanych wydarzeniach, poprzez umieszczanie w mediach internetowych (m.in. strona www, Facebook, LinkedIn, w tym jako linki), zamieszczanie w materiałach informacyjnych i promocyjnych Net4Doctor sp. z o.o. i PTOiTR (np. broszury, foldery). Powyższe ustalenia dotyczą przypadku, gdy uczestnik zostanie sfilmowany lub sfotografowany podczas uczestnictwa w Dniach. Zgoda nie jest ograniczona w czasie ani terytorialnie.

§ 2a Polityka Prywatności

1. Administratorem danych osobowych podanych w formularzu rejestracyjnym jest Organizator Konferencji – Net4Doctor Sp. z o.o. , z siedzibą przy ul. Gdańskiej 126/128, 90-521 Łódź, email: dniorto2019@ptoitr.pl , tel. +48 572 485 785

2. Dane osobowe są przetwarzane przez Administratora w celach marketingowych oraz organizacyjnych związanych z Dniami pod nazwą 38 Dni Ortopedyczne. Przetwarzane dane osobowe to imię, nazwisko, nr PWZ, dane kontaktowe (w tym adres email) podane w formularzu rejestracyjnym Dni, jak również adres IP oraz dane z plików cookies zbierane za odrębną zgodą użytkownika w ramach korzystania ze strony internetowej Dni.

3. Dane są przetwarzane na podstawie art. 6 Ust. 1 a) Rozporządzenia (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) – na podstawie zgody w zakresie przetwarzania wizerunku, art. 6 Ust. 1 b) RODO - gdy jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą – w celu rejestracji i uczestnictwa w Konferencji i rozliczenia opłat, na podstawie art. 6. Ust. 1 f) RODO- gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub strony trzeciej - w celu przekazania danych uczestników zaufanym partnerom biznesowym Dni, zapewnienia jej sprawnej i bezpiecznej organizacji oraz marketingu bezpośredniego usług Administratora, jak również na podstawie art. 6 Ust 1 c) RODO – gdy jest to niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych Administratora – m.in. w celu spełnienia obowiązków podatkowych i archiwizacyjnych.

4. Prawnie uzasadnione interesy Administratora to wszystkie działania związane z marketingiem i organizacją Dni, który jest sponsorowany przez jego partnerów biznesowych, jak również marketing bezpośredni Administratora. Administrator ogranicza udostępnienie danych uczestników jedynie do wybranych partnerów Partnerów wymienionych na stronie Dni http://ptoitr.pl/dniorto-2019

5. Odbiorcami danych mogą być zaufani Partnerzy Administratora, o których mowa jest powyżej, jak również podmioty przetwarzające dane w imieniu Administratora w celach wsparcia organizacji Dni (np. podmioty świadczące usługi PR, IT i księgowe).

6. Dane przetwarzane będą do czasu istnienia podstawy do ich przetwarzania – czyli w przypadku udzielenia zgody do momentu jej cofnięcia, ograniczenia lub innych działań ograniczających zgodę, w przypadku niezbędności danych do wykonania umowy – przez czas jej wykonywania, w przypadku obowiązku prawnego administratora – przez czas trwania obowiązku, a w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych jest uzasadniony interes administratora lub stron trzecich – do czasu istnienia tego uzasadnionego interesu, w tym związanego z ewentualnymi roszczeniami, to jest do ich przedawnienia.

7. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo dostępu do jej danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia, sprzeciwu i ograniczenia ich przetwarzania, przeniesienia danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub zawartej umowy.

8. Osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie, co nie wpłynie na zgodność z prawem przetwarzania przed jej cofnięciem. Zgodę można cofnąć poprzez wysłanie maila na adres email: dniorto2019@ptoitr.pl lub wysłanie listu na adres Administratora podany powyżej. Dane uzyskane za odrębną zgodą z plików cookies mogą być profilowane w celach marketingowych.

9. Podanie danych w zakresie wskazanym w Formularzu jest warunkiem uczestniczenia w Dniach

10. W razie zastrzeżeń do przetwarzania danych osobie, której dane dotyczą przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

11. Administrator traktuje prywatność i bezpieczeństwo danych użytkowników z najwyższym priorytetem w związku z czym wdrożył odpowiednie, zgodne z wymogami prawa, w tym art. 32. RODO środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych.

12. W szczególności, za pomocą szyfrowania Administrator zapewnia zabezpieczenie integralności i poufności danych osobowych przekazywanych przez Internet.

13. Na stronie internetowej Dni i w aplikacjach Administrator używa technologii, takich jak pliki cookie, localstorage i podobnych służących do zbierania i przetwarzania danych osobowych oraz danych eksploatacyjnych w celu personalizowania udostępnianych treści i reklam oraz analizowania ruchu na naszych stronach. Ustawienia mogą zostać zmienione, aby blokować automatyczną obsługę plików "cookies" w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym przesłaniu na urządzenie użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików "cookies" dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Ograniczenie stosowania plików "cookies", może wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej Konferencji.

§ 3 Ceny i warunki płatności

3.1 Warunki płatności za uczestnictwo w Dniach zamieszczone są w niniejszym regulaminie zaś ceny na stronie internetowej Dni pod adresem www.ptoitr.pl/dniorto-2019

3.2 Płatnikiem (adresatem faktury) jest podmiot zamawiający poszczególne usługi związane z uczestnictwem w Dniach.

3.3 Prawo do obniżonej stawki opłaty przysługuje wyłącznie tym członkom PTOiTR, którzy w momencie rejestracji mają opłacą w regulaminowym terminie składkę roczną PTOITR za 2019 r. W przypadku członków PTOiTR, którzy nie opłacą składki członkowskiej lub opłacą ją po terminie, opłata będzie naliczana tak jak w przypadku osób niebędących członkami PTOiTR. Osoby nie będące członkami PTOiTR w tym przedstawiciele firm, którzy opłacają udział lekarzom opłacają udział zgodnie z tabelą opłat zatwierdzoną przez ZG PTOiTR dostępną na stronie ptoitr.pl/dniorto-2019/cennik. Zgodnie ze Statutem PTOiTR Członkowie Honorowi Polskiego Towarzystwa Ortopedycznego i Traumatologicznego są zwolnieni z opłaty rejestracyjnej. Wysokość opłaty rejestracyjnej jest uzależniona m.in. od daty dokonania przelewu.

§ 4 Definicje kategorii uczestników

4.1 Lekarze w trakcie specjalizacji zobowiązani są do przesłania kopii pierwszej strony karty specjalizacji podpisanej przez Kierownika Kliniki/Oddziału, w którym prowadzona jest specjalizacja. Opłata musi zostać wpłacona indywidualnie z prywatnego konta bankowego.

4.2 Lekarze ortopedzi będący członkami PTOiTR – stawki uczestnictwa obowiązują dla lekarzy dokonujących płatności indywidualnie, z prywatnego konta bankowego pod warunkiem terminowego dokonania opłaty członkowskiej PTOiTR za rok 2019.

4.3 Osoby nie będące członkami PTOiTR lub członkowie, którzy w wymaganym terminie nie dokonali opłaty członkowskiej za rok 2019, a także przedstawiciele firm medycznych, jak i przedstawiciele tych firm, którzy chcą opłacić uczestnictwo lekarza w Dniach.

§ 5 Reklamacje Uczestników Dni Ortopedycznych

5.1 Wszelkie reklamacje Uczestników Dni wobec Biura Organizacyjnego Dni powinny być zgłaszane w formie pisemnej w trakcie trwania Dni w recepcji kongresowej lub elektronicznie, w dowolnym terminie przed rozpoczęciem Dni, wysyłając maila z tematem „Reklamacja” na adres:dniorto2019@ptoitr.pl

5.2 Każda reklamacja zostanie rozpatrzona w terminie 7 dni roboczych od przyjęcia zgłoszenia.

5.3 Po zakończeniu Dni reklamacje nie będą rozpatrywane.

§ 6 Zgłaszanie prac (abstraktów)

6.1 Doniesienia ustne i plakaty zgłoszone w formie abstraktów, będą przedmiotem oceny i kwalifikacji Komitetu Naukowego. Rozpatrywane będą wyłącznie propozycje prezentacji ustnych lub plakatowych spełniające poniższe kryteria.

6.2 Zgłoszenia abstraktu można dokonać do dnia 30 kwietnia 2019 roku poprzez formularz on-line dostępny na stronie www.ptoitr.pl/dniorto-2019 W zakładce "zgłaszanie prac" należy wypełnić wszystkie wymagane pola, a następnie wysłać zgłoszenie abstraktu. Przed wysłaniem abstrakt można modyfikować. Obydwa streszczenia (polskie i angielskie) nie mogą przekroczyć jednej strony formatu A4.

Pola wymagane do wypełnienia:

- tytuł abstraktu w języku polskim

- tytuł abstraktu w języku angielskim

- dane osobowe zgłaszającego,

- autor/autorzy,

- osoba prezentująca (w przypadku prezentacji ustnej),

- instytucja/instytucje,

- wprowadzenie,

- materiał i metoda,

- wyniki,

- wnioski.

6.3. Po wypełnieniu formularza i wysłaniu abstraktu osoba zgłaszająca otrzyma potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia. Autorzy, których prace zostaną zakwalifikowane przez Komitet Naukowy, zostaną powiadomieni o tym fakcie drogą elektroniczną (e-mailem) do dnia 30 maja 2019 roku. Wraz z potwierdzeniem zostaną przesłane wszystkie szczegóły dotyczące prezentacji. Informacje o zakwalifikowanych abstraktach zostaną opublikowane po 30 maja 2019 roku na stronie internetowej www.ptoitr.pl/dniorto-2019/. W przypadku problemów z przesłaniem abstraktu za pomocą formularza należy skontaktować się z Biurem Organizacyjnym, e-mail: dniorto2019@ptoitr.pl

6.4. Każdy autor prac jest zobligowany do zgłoszenia uczestnictwa w Dniach, dokonania opłaty oraz zapoznania się z oświadczeniem umieszczonym na stronie internetowej Dni dotyczącym archiwizacji, przetwarzania i publikacji materiałów edukacyjnych. Wyrażenie zgody jest dobrowolne. Oświadczenie brzmi:

„Wyrażam nieodpłatną zgodę na wykorzystanie zdjęć oraz materiału video z moim wizerunkiem oraz napisanego przeze mnie referatu wygłoszonego podczas 38 Dni Ortopedycznych oraz na zamieszczenie go na łamach portalu internetowego PTOiTR (www.ptoitr.pl). Zgoda obejmuje również prawo do obróbki, utrwalania i powielania w/w materiałów na potrzeby serwisu edukacyjnego Polskiego Towarzystwa Ortopedycznego i Traumatologicznego.

6.5 Materiały edukacyjne, o których mowa w pkt. 6.1 po wyrażaniu zgody przez autorów będą publikowane na portalu edukacyjnym PTOiTR

6.6 Brak zastrzeżenia ze strony autorów dot. wykorzystania materiałów, oznacza zgodę na ich publikację na portalu edukacyjnym (na stronie PTOiTR www.ptoitr.pl/dniorto-2019).

6.7 Zastrzeżenia prosimy kierować wyłącznie za pośrednictwem poczty elektronicznej, wysyłając e-mail na adres: dniorto2019@ptoitr.pl w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej http://ptoitr.pl/dniorto-2019

§ 7 Ogólne warunki dotyczące wystawy firm podczas Dni

7.1 Ostateczny termin nadsyłania zgłoszeń uczestnictwa w wystawie firm to 28 luty 2019 r. Zgłoszenia nadesłane po 28 lutym 2019 będą rozpatrywane przez Biuro Organizacyjne w miarę posiadania wolnej powierzchni wystawienniczej. Miejsce wystawy: Pałacu i Folwark Łochów ul. Marii Konopnickiej 1 i 10 07-130 Łochów

7.2 Wystawca zobowiązany jest do przesłania wypełnionego oraz podpisanego formularza Umowy – Zgłoszenia udziału i zamówienia powierzchni wystawienniczej („Zamówienie”) na adres: wp@n4d.pl

7.3 Biuro Organizacyjne podejmuje się organizacji wystawy po akceptacji Zamówienia
i powiadomieniu o tym Wystawcy drogą elektroniczną.

7.4 Biuro Organizacyjne zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy bez podania przyczyn do dnia 30 czerwca 2019 r.

7.5 Dla Wystawców polskich walutą płatności jest złoty polski.

7.6 Za termin dokonania wpłat przyjmuje się datę wpływu środków na konto Biura Organizacyjnego

7.7 Cena najmu powierzchni wystawienniczej obejmuje: czynsz najmu, koszt zużycia prądu w trakcie trwania Dni. Cena nie obejmuje kosztów przyłącza prądowego oraz kosztów budowy i wyposażenia stoiska oraz innych usług zamówionych odrębnie przez Wystawcę. Cennik usług dodatkowych zawiera "UMOWA - zgłoszenia udziału i zamówienia powierzchni wystawienniczej

7.8 Wszelkie opłaty winny być uiszczane w nieprzekraczalnych terminach podanych w Zamówieniu.

7.9 Faktura za złożone Zamówienie zostanie wystawiona nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wpłaty lub daty wykonania usługi.

7.10 Jeżeli zachodzi sytuacja, że Wystawca zamawiający powierzchnię wystawienniczą nie będzie płatnikiem (adresatem faktury), to należy o tym fakcie powiadomić Biuro Organizacyjne przy składaniu Zamówienia, załączając pisemną zgodę płatnika oraz wszelkie dane niezbędne do wystawienia faktury zgodnie z polskim prawem podatkowym.

7.11 Jeżeli umowa zaliczana jest do obrotu z zagranicą w rozumieniu polskiego prawa dewizowego, oferta zapłaty w walucie polskiej dokonywana przez podmioty krajowe tytułem wyręczenia podmiotu zagranicznego, nie będzie przyjęta.

7.12 Wszelkie płatności dokonywane są wyłącznie bezgotówkowo na konto Biura Organizacyjnego podane w Zamówieniu

7.13 Koszty banku płatnika ponosi płatnik.

7.14 W przypadku rezygnacji z udziału w Wystawie żadne wpłaty nie będą zwracane.

7.15 W przypadku nieprzyjęcia zgłoszenia udziału przez Biuro Organizacyjne, Komitet Naukowy lub Komitet Organizacyjny zgłaszającemu przysługuje zwrot wszystkich wpłaconych kwot. Nie przysługują natomiast inne roszczenia z tego tytułu.

7.16 Lokalizacja stoiska Wystawcy wynika z projektów zabudowy powierzchni wystawienniczej, warunków organizacyjno-technicznych terenu wystawy oraz ewentualnych życzeń Wystawcy, do których w miarę możliwości Biuro Organizacyjne postara się dostosować.

7.17 Minimalna wielkość stoiska to 4 m2.

7.18 Biuro Organizacyjne zastrzega sobie prawo zmiany - lokalizacji stoiska oraz powierzchni zamówionej przez Wystawcę, jeżeli względy organizacyjne i projektowo-techniczne uniemożliwią realizację życzeń Wystawcy.

7.19 Udostępnienie powierzchni przez Wystawcę innemu Wystawcy może nastąpić tylko za pisemną zgodą Biura Organizacyjnego po przedstawieniu pisemnego wniosku.

7.20. W przypadku, gdy Wystawca dokonuje zabudowy wynajętej powierzchni wystawienniczej we własnym zakresie, obowiązuje go „Regulamin techniczny budowy stoisk”.

7.21. Montaż stoisk będzie możliwy w dn. 11.09.2019 od godz. 14:00, 12.09.2019 od 7:00-15:00.Demontaż stoisk: 14.09.2019 w ciągu 1 godziny od zakończenia Dni do godz. 22.00 po oficjalnej informacji od Przedstawiciela Organizatora. Wcześniejszy demontaż wiązać się będzie z karą wysokości 2000 zł.

7.21.1 Przekroczenie ustalonych wyżej terminów montażu i demontażu przez Wystawców, wiązać się będzie z karą w wysokości 500 zł netto za każdą rozpoczętą godzinę.

7.22 Transport, wyładunek, rozpakowanie, montaż, demontaż, spakowanie i załadunek eksponatów oraz innych materiałów wystawowych wykonywane są przez Wystawcę na jego koszt i ryzyko. Wszystkie towary przesyłane przez Wystawcę powinny być odpowiednio oznakowane i prawidłowo zaadresowane:

Centrum Konferencyjno-Wypoczynkowe Pałac i Folwark Łochów ul. Marii Konopnickiej 1 i 10, kod 07-130 Łochów z dopiskiem 38 Dni Ortopedyczne 12-14 września 2019

7.22.1 Towary, eksponaty i materiały, o których wyżej mowa będą odbierane jedynie w okresie trwania Dni.

7.23 Wystawcy powinni ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczyć swoje mienie znajdujące się na terenie wystawowym na swój własny koszt i ryzyko.

7.23.1 Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wypadki osób, ubytki, uszkodzenia lub zniszczenia eksponatów przed, podczas oraz po imprezie, niezależnie od okoliczności.

7.23.2 Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, eksplozją, zalaniem, przerwą w dostawie prądu, wody oraz siłą wyższą.

7.23.3 Wystawca zobowiązuje się do przestrzegania przepisów obowiązujących na terenie obiektu w którym odbywają się Dni.

7.23.4 Jakiekolwiek działanie sprzeczne z obowiązującymi przepisami prawa i niezgodne z zasadami ujętymi w ofercie zezwala Organizatorowi na zerwanie umowy, a Wystawca traci prawo do roszczenia z tytułu strat.

7.23.5 Wystawca jest odpowiedzialny za uszkodzenie budynków, umeblowania, instalacji dokonane przez jego przedstawicieli oraz każdą osobę zatrudnioną przez niego bezpośrednio i pośrednio.

7.24 W celu zachowania bezpieczeństwa ogólnego imprez organizowanych na terenach zewnętrznych i wewnętrznych w Centrum Konferencyjno-Wypoczynkowym Pałacu i Folwarku Łochów w myśl ustawy o ochronie przeciwpożarowej z dnia 24 sierpnia 1991 roku (Dz.U. Nr 81 poz. 351) i innych obowiązujących aktów normatywnych zakazuje się:

- Używania i stosowania ognia otwartego.

- Palenia tytoniu w całym obiekcie poza wyznaczonymi i oznakowanymi miejscami.

- Używania sprzętu gaśniczego niezgodnie z jego przeznaczeniem.

- Włączania do sieci energetycznej w obiekcie urządzeń elektroenergetycznych bez uprzedniego uzgodnienia z Pracownikami technicznej obsługi obiektu i Biura Organizacyjnego

- Blokowania dojść i wyjść ewakuacyjnych i przejezdności dróg wewnętrznych oraz dróg ppoż. wokół nich.

- Wnoszenia alkoholu na tereny obiektu

- Wnoszenia na teren obiektu materiałów niebezpiecznych, zagrażających bezpieczeństwu ogólnemu uczestników imprezy.

7.24.1. Stosowanie jako dodatkowego środka wyrazu organizowanej imprezy materiałów pirotechnicznych i pożarowo niebezpiecznych dopuszcza się wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody Komendy Miejskiej Państwowej Straży Pożarnej w Siedlcach,ul. Czerwonego Krzyża 45, 08-110 Siedlce. Do zabudowy stoisk należy używać wyłącznie materiałów, które są niepalne, trudno zapalne, bądź zostały zabezpieczone przed ogniem. Na stoisku należy przechowywać stosowne certyfikaty i zaświadczenia. Nie wolno stosować takich materiałów jak bambus, sitowie itp., które paląc się eksplodują.

7.25 Materiały reklamowe mogą być rozdawane przez Wystawcę jedynie na jego własnym stoisku pod warunkiem, że nie zakłóca to normalnego toku pracy pozostałych uczestników.

7.25.1 Reklama i działania promocyjne poza stoiskiem Wystawcy wymagają pisemnej zgody Biura Organizacyjnego oraz będą dodatkowo fakturowane.

7.26 Dla podniesienia rangi Dni Ortopedycznych Biuro Organizacyjne w porozumieniu z Komitetem Organizacyjnym i Naukowym zaprasza osoby znaczące dla środowiska, a koszty z tym związane rozłożone są na wszystkich uczestników Wystawy.

7.26.1 Organizator rozsyła zaproszenia do kompetentnych organizacji i osób w Polsce i zagranicą.

7.26.2 Zamówione Identyfikatory oraz materiały informacyjne zostaną przekazane Wystawcy w momencie rejestracji.

7.27 Program Dni otrzyma każdy opłacony uczestnik 38 Dni Ortopedycznych

7.27.1 Treść reklam zamieszczonych przez Wystawców w programie Zjazdu winna być zgodna z obowiązującym Prawem Farmaceutycznym (Dz. U. nr 126 poz. 1381 z 6 września 2001 z późniejszymi zmianami oraz Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 21 listopada 2008 r. w sprawie reklamy produktów leczniczych z późniejszymi zmianami).

7.27.2 W przypadku, kiedy treść reklamy uznana zostanie za niezgodną z obowiązującym przepisami, Biuro Organizacyjne nie będzie ponosiło z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności i zastrzega sobie prawo dochodzenia od Wystawcy wszelkich kosztów, które poniesie w związku z tym faktem.

7.28 Wszelkie reklamacje dotyczące wystawy winny być zgłaszane w czasie trwania wystawy do Biura Organizacyjnego i potwierdzone w formie pisemnej, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zakończenia wystawy. Po upływie tego terminu żadne reklamacje nie będą uwzględniane. Jakakolwiek reklamacja nie zwalnia Wystawcy od terminowej płatności kwot, o których mowa jest w Zamówieniu.

7.29 Ustne porozumienia zawierane pomiędzy Wystawcami a przedstawicielami Biura Organizacyjnego oraz wszelkie decyzje z nich wynikające wymagają potwierdzenia w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

7.30 Wszyscy uczestnicy wystawy zobowiązani są do stosowania obowiązujących przepisów i przestrzegania niniejszego regulaminu. Uczestnicy winni nieprzestrzegania tych warunków ponoszą odpowiedzialność za wszelkie szkody i straty poniesione z tego tytułu przez Biuro Organizacyjne i osoby trzecie.

7.31 Biuro Organizacyjne zastrzega sobie prawo - w przypadku zaistnienia okoliczności od niego niezależnych - do odwołania, skrócenia lub częściowego zamknięcia imprezy. Wystawcy nie przysługuje wówczas prawo do jakiegokolwiek odszkodowania lub redukcji opłat za uczestnictwo w imprezie.

7.32 Wszelkie spory mogące wynikać z tytułu udziału w wystawie oraz prac, dostaw i usług zlecanych do Biura Organizacyjnego przez Wystawców poddaje się orzecznictwu sądu właściwego dla siedziby Biura Organizacyjnego.

§ 8 Ogólne warunki techniczne budowy stoisk

8.1. Projekt oraz realizacja zabudowy na wynajętej powierzchni wystawienniczej, instalacji elektrycznej i wodno-kanalizacyjnej winna być zgodna z obowiązującymi normami wykonania.

8.2. Do dnia 30.06.2019 r. Wystawcy są zobowiązani do przesłania do Biura Organizacyjnego projektu planowanego stoiska.

8.3. Maszyny, silniki, narzędzia, aparaty, przewody, środki transportu oraz wszystkie inne urządzenia winny odpowiadać obowiązującym normom o warunkach bezpieczeństwa i higieny pracy.

8.4 Uruchamianie maszyn i urządzeń nieodpowiadających wymogom bezpieczeństwa oraz obsługiwanie ich przez osoby nieuprawnione jest zabronione.

8.5 Przy demonstrowaniu maszyn lub urządzeń w ruchu należy wydzielić i odpowiednio zabezpieczyć teren przeznaczony na ten cel.

8.6 Projektowane konstrukcje wysokościowe powyżej 2,5 m wymagają przedłożenia rysunków konstrukcyjnych i obliczeń statycznych, dokonanych przez uprawnione osoby.

8.7 Elementy zabudowy nie mogą przekraczać granicy przyznanej powierzchni wystawienniczej. Przekroczenie granicy powierzchni wystawienniczej związane będzie z naniesieniem opłaty za dodatkową przestrzeń wystawienniczą zgodną z cennikiem.

8.8 Przeszklone elementy zabudowy muszą posiadać pełen dolny cokół z materiału nietłukącego o wysokości min. 30 cm od posadzki.

8.9 Minimalna szerokość ciągów komunikacyjnych winna wynosić 2,5 m.

8.10 Zabrania się na terenach obiektu wykonywania w ciągach komunikacyjnych i ewakuacyjnych jakichkolwiek stałych lub przenośnych reklam, konstrukcji bądź ustawiania eksponatów.

8.11 Zabrania się naruszania struktury posadzek, ścian stropów, oraz wprowadzania innych zmian w obiekcie (np. klejenie lub malowanie na ścianach i posadzkach) bez uprzedniego uzgodnienia z Biurem Organizacyjnym.

8.12 Biuro Organizacyjne jest uprawnione do wstrzymania budowy stoisk oraz usunięcia zabudowy na koszt uczestnika, jeśli jest ona wykonana niezgodnie z w/w wymogami.

8.13 Elementy drewniane, wykładzina, tkaniny oraz inne materiały palne użyte do budowy stoiska winny posiadać stosowne atesty o uodpornieniu ogniowym i winny być okazane Biuru Organizacyjnemu.

8.14 Wszelkie uszkodzenia lub zniszczenia majątku na terenie obiektu wymagają przywrócenia zniszczonych elementów do stanu pierwotnego na koszt uczestnika.

8.15 Zabrania się pracy silników wysokoprężnych wewnątrz budynku w Obiekcie.

§ 9 Warunki budowlano- montażowe i BHP

9.1 Poniższe przepisy obowiązują uczestników imprez organizowanych na terenach Obiektu, najemców, użytkowników obiektu oraz wykonawców robót na terenach Obiektu

9.2. Wyżej wymienieni ponoszą osobiście odpowiedzialność za bezpieczeństwo i higienę pracy pracowników wykonujących roboty na terenach Obiektu Ii odpowiadają osobiście za wszelkie wypadki wynikłe na skutek braku nadzoru lub zaniedbania wymogów i norm bezpieczeństwa pracy ze swej strony, w okresie najmu hali, bądź też w okresie montażu, ekspozycji oraz w czasie najmu terenów targowych.

9.3. W zakresie spraw bezpieczeństwa i higieny pracy nie objętych niniejszymi przepisami, mają zastosowanie ogólnie obowiązujące w Polsce przepisy, których powinni przestrzegać wszyscy Użytkownicy terenów Obiektu

§ 10. Warunki techniczne wykonania instalacji elektrycznych

10.1 Biuro Organizacyjne we własnym zakresie zapewnia Wystawcom:

- oświetlenie ogólne Obiektu

- możliwość korzystania z sieci i urządzeń elektrycznych Obiektu

10.2. Oświetlenie stoisk wystawienniczych Wystawcy wykonują na własny koszt.

10.3. Do zasilania stoisk i eksponatów w Obiekcie służy sieć elektryczna 230V.

10.4. Wystawcy chcący korzystać z sieci elektrycznej 400V, winni zgłosić ten fakt do Biura Organizacyjnego najpóźniej 30 dni przed rozpoczęciem.

10.5. Jako dodatkową ochronę od porażeń należy stosować samoczynne, szybkie wyłączenie w przypadku przekroczenia bezpiecznej wartości napięcia dotykowego wraz z wykorzystaniem połączeń wyrównawczych miejscowych, zgodnie z PN/E-05009.

10.6. Instalację elektryczną na stoisku należy zabezpieczyć wyłącznikami przeciwporażeniowymi różnicowo-prądowymi oraz wyposażyć w wyłącznik główny.

10.7. Biuro Organizacyjne zastrzega sobie możliwość odpłatnego podłączania instalacji stoiska do urządzeń energetycznych na terenie Obiektu

10.8. Wystawca winien przedstawić Biuru Organizacyjnemu dane techniczne instalacji z określeniem wielkości zapotrzebowania mocy.

10.9. Moc nie powinna przekraczać 100 W na 1 m2 ekspozycji (oświetlenie).

10.10. Wszystkie instalacje elektryczne wykonywane w Obiekcie muszą odpowiadać wymogom Polskiej Normy PN/E-05009 oraz powinny być wykonane i eksploatowane zgodnie z obowiązującymi Przepisami Budowy i Eksploatacji Urządzeń Elektroenergetycznych.

10.11. Odpowiedzialność prawna za techniczne wykonanie prac instalacyjnych spoczywa na Wystawcy.

10.12. Zabrania się dokonywania jakichkolwiek zmian instalacji elektrycznej Obiektu(np. demontaż oświetlenia, przerabianie instalacji elektrycznej itp.).

10.13. Instalacja elektryczna stoisk będzie wyłączana codziennie po zamknięciu obiektu. Jeżeli zachodzi konieczność całodobowego podłączenia niektórych odbiorników, uczestnik wystawy winien powiadomić Biuro Organizacyjne Obiektu o tym fakcie najpóźniej na 30 dni przed rozpoczęciem Dni.

10.14. Biuro Organizacyjne nie gwarantuje ciągłości dostawy energii elektrycznej i nie ponosi kosztów za straty spowodowane na skutek ewentualnych przerw w dopływie energii.

§ 11. Postanowienia końcowe

11.1 W przypadku, gdy Dni nie odbędzie się z przyczyn zależnych wyłącznie od Biura Organizacyjnego, Biuro Organizacyjne niezwłocznie zwróci kwoty wpłacone przez Uczestników na wskazane przez nich konta bankowe.

11.2 W przypadku, gdy Dni nie odbędzie się z przyczyn niezależnych od Biura Organizacyjnego. Uczestnikowi nie przysługuje prawo do odszkodowania lub do zwrotu jakichkolwiek opłat związanych z uczestnictwem w Dniach, jak i kosztów usług dodatkowych zleconych Biuru Organizacyjnemu przez Uczestników Dni.

11.3 Wszelkie spory mogące wyniknąć z tytułu uczestnictwa w Dniach będą rozstrzygane przez sąd właściwy dla siedziby Biura Organizacyjnego.

11.4 Zgłoszenie uczestnictwa w Dniach oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów porządkowych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Biurem Organizacyjnym

11.5 W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego.

11.6 Dni mają charakter zamknięty i nie stanowią imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23.03.2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz. U. 2009 nr 62 poz. 504)

11.7 Biuro Organizacyjne nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Dni.

11.8 Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia zarówno na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Dniami, jak również w miejscach zakwaterowania.

11.9 Niniejszy regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie internetowejhttp://ptoitr.pl/dniorto-2019

11.10 Biuro Organizacyjne ma prawo zmiany postanowień regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej http://ptoitr.pl/dniorto-2019

Certyfikaty

Organizator:
Polskie Towarzystwo Ortopedyczne i Traumatologiczne Oddział Ortopedii i Traumatologii
Mazowiecki Szpital Wojewódzki w Siedlcach
Kontakt w sprawach naukowych:
Dr n. med. Maciej Płończak
Przewodniczący Komitetu Naukowego i Organizacyjnego
Dni Ortopedycznych PTOiTr – Siedlce / Łochów 2019 r.
Mazowiecki Szpital Wojewódzki w Siedlcach Sp. z o.o.
ul. Poniatowskiego 26, 08-110 Siedlce

Kompleksowa obsługa konferencji:
Net4Doctor sp. z o.o.

Kontakt dla uczestników:
Tel.: 572 485 785
E-mail: dniorto2019@ptoitr.pl

Kontakt dla wystawców:
Wojciech Pałgan
Tel.: 512 447 047
E-mail: wp@n4d.pl