Polskie Towarzystwo Ortopedyczne i Traumatologiczne z siedzibą w Łodzi przy ul. Pomorskiej 251 ogłasza postępowanie prowadzone w trybie przetargu opartego o postanowienia art. 701 - 705 ustawy Kodeks cywilny pod nazwą: „Organizacja dni ortopedycznych PTOiT 2019”.

1.Nazwa i adres zamawiającego: Polskie Towarzystwo Ortopedyczne i Traumatologiczne z siedzibą w Łodzi przy ul. Pomorskiej 251 (dalej: PTOiTr).

2. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest pozyskanie środków i zorganizowanie we wrześniu 2019 r., w Siedlcach oraz Jachrance, każdorazowo dla 1000 - 1400 uczestników, przez okres trzech dni – od czwartku do soboty włącznie - Dni Ortopedycznych Polskiego Towarzystwa Ortopedycznego i Traumatologicznego (dalej: Konferencja).

2. Przedmiot zamówienia obejmuje:

1) pozyskanie środków na zorganizowanie we wrześniu 2019 r., w Siedlcach oraz Jachrance, Dni Ortopedycznych Polskiego Towarzystwa Ortopedycznego i Traumatologicznego z zastrzeżeniem, że zapewnienie wspomnianych środków nie będzie wiązało się z zaciągnięciem przez PTOiTr jakichkolwiek zobowiązań finansowych,

2) zorganizowanie i prowadzenie sekretariatu Konferencji do obowiązków którego należeć będzie w szczególności: kompleksowa obsługa Konferencji, jej uczestników, gości oraz prelegentów. Oferent pokrywa wszelkie koszty biurowe i teleinformatyczne związane z obsługą Konferencji,

3) zapewnienie obsługi prawnej Konferencji na etapie jej organizacji i prowadzenia, w szczególności w zakresie przygotowania, negocjowania i zawierania w imieniu PTOiTr umów sponsorskich, z wystawcami, z podwykonawcami, itd. oraz podejmowania innych czynności faktycznych i prawnych związanych z przedmiotem postępowania,

4) zapewnienie bazy hotelowej dla uczestników Konferencji, gości oraz prelegentów w hotelach o standardzie nie niższym niż trzy gwiazdki na terenie Jachranki lub innych miejscowościach oddalonych od Jachranki nie więcej niż 10 km,

5) obsługa rezerwacji miejsc hotelowych uczestników Konferencji, gości oraz prelegentów,

6) obsługa uczestników Konferencji, gości oraz prelegentów, w tym zagranicznych,

7) zapewnienie i organizacja transportu uczestnikom Konferencji, gościom oraz prelegentom pomiędzy lotniskiem/dworcem a hotelem i miejscem Konferencji oraz komunikacji pomiędzy hotelami i miejscem Konferencji, jak również transportu pomiędzy Siedlcami a Jachranką dla ok. 100 osób,

8) przygotowanie oprawy graficznej Konferencji obejmującej w szczególności: opracowanie projekt logo Konferencji, plakatów, druków, komunikatów, zaproszeń, imiennych certyfikatów i identyfikatorów dla uczestników Konferencji, gości oraz prelegentów,

9) przygotowanie, uruchomienie oraz bieżące prowadzenie i zarządzanie stroną internetową Konferencji, na której poza wszelkimi niezbędnym informacjami na temat Konferencji, zaproszonych gości, sponsorów, możliwości zakwaterowania uczestników oraz jej lokalizacji znajdzie się funkcja pozwalająca na elektroniczną rejestrację uczestników Konferencji,

10) przygotowanie bazy streszczeń prac zgłaszanych na Konferencję przez ich przyjmowanie drogą elektroniczną oraz stworzenie sytemu powiadomienia autorów o decyzji Komitetu Naukowego Konferencji o przyjęciu lub odrzuceniu pracy,

11) przygotowanie programu Konferencji i książki streszczeń w formie papierowej i elektronicznej dla uczestników Konferencji, gości oraz prelegentów ,

12) rejestracja uczestników Konferencji, gości oraz prelegentów przed rozpoczęciem Konferencji oraz w jej trakcie; stworzenie systemu opłat za udział w Konferencji zróżnicowanego ze względu na czas zgłoszenia udziału oraz członkowstwa w PTOiTr, każdorazowo zapewnienie możliwości dokonywania płatności za udział w Konferencji gotówką oraz kartą płatniczą,

13) utworzenia konta lub subkonta bankowego, na którym gromadzone będą opłaty za udział w Konferencji, wpłaty od sponsorów oraz wpłaty z tytułu rezerwacji miejsc noclegowych w hotelu, itp.,

14) zapewnienie obsługi księgowej w zakresie opisanym w pkt 12) oraz związanym z rozliczeniem Konferencji obejmujące min. przygotowanie niezbędnych dokumentów księgowych,

15) organizacja i bieżące prowadzenia biura Konferencji do obowiązków którego będzie należało w szczególności: wydawanie identyfikatorów i materiałów szkoleniowych uczestnikom konferencji, gościom oraz prelegentom,

16) organizacja i wyposażenie sal wykładowych w sprzęt umożliwiający prowadzenie wykładów z użyciem prezentacji multimedialnych, w tym mikrofony, rzutniki multimedialne, miksery dźwięku i obrazu,

17) zapewnienia kompleksowej obsługi technicznej Konferencji,

18) zapewnienie prelegentom miejsca, w którym będą mogli przygotować się do wystąpień,

19) przygotowanie planu zabudowy powierzchni wystawienniczej Konferencji, prowadzenie korespondencji oraz rozmów dotyczącej zabudowy z podwykonawcami oraz zapewnienie obsługi technicznej wystawcom na etapie organizacji oraz w trakcie Konferencji, polegającej w szczególności na udostępnieniu przyłączy elektrycznych oraz innych niezbędnych mediów zgodnie z warunkami technicznymi miejsca Konferencji,

20) zapewnienie oraz organizacja powierzchni, tablic, stojaków i sprzętu niezbędnego dla przymocowania banerów, plakatów, itd. związanych z organizowaną Konferencją w tym zakresie, w tym przygotowanych przez sponsorów oraz zapewnienie wsparcia technicznego, jak również sprzętu multimedialnego służącego zaprezentowaniu plakatów i innych materiałów związanych z Konferencją w formie elektronicznej,

21) zapewnienie PTOiTr w trakcie konferencji, nieodpłatnie, wyeksponowanego stoiska o powierzchni min. 15 m2 na cele reklamowo-informacyjne,

22) organizacja cateringu dla uczestników Konferencji, gości oraz prelegentów obejmującego: koktajl w Siedlcach dla ok. 150 osób (czwartek), uroczystą kolację w Jachrance dla ok. 150 osób (czwartek), 2 przerwy kawowe i jeden lunch w Jachrance dla ok. 1000 – 1400 osób (piątek), wieczorne spotkanie towarzyskie w Jachrance dla ok. 1000 – 1400 osób (piątek), 1 przerwę kawową w Jachrance (sobota),

23) ubezpieczenie Konferencji jej uczestników, gości oraz prelegentów w zakresie NW i OC,

24) rejestracja przebiegu Konferencji w formie fotograficznej oraz rejestracja wystąpień w formie audio-video,

25) opracowanie budżetu i kosztorysu Konferencji uwzględniających w szczególności: prognozowane przychody oraz koszty w tym wynagrodzenia Oferenta,

26) sporządzenie raportu finansowego z organizacji Konferencji w terminie do 60 dni licząc od dnia jej zakończenia,

27) opracowanie scenariusza spotkania koleżeńskiego, które odbędzie się w trakcie konferencji,

28) zorganizowanie ceremonii otwarcia Konferencji oraz spotkania Zarządu Głównego PTOiTr w Siedlcach dla ok. 150 osób,

29) podejmowanie innych czynności faktycznych i prawnych niezbędnych dla prawidłowej organizacji Konferencji, w tym wynikających z bieżących potrzeb powstałych lub ujawnionych w trakcie przygotowań do niej, w tym w szczególności wynikających z decyzji PTOiTr.

3. Termin wykonania zamówienia: trzy dni – od piątku do soboty włącznie - wrzesień 2019 r.

4. Opis warunków przystąpienia do przetargu:

1. Wiedza i doświadczenie oferenta.

O zamówienie mogą się ubiegać Oferenci, których wiedza i doświadczenie pozwoli na prawidłowe wykonanie zamówienia, to znaczy Oferent musi wykazać, ze w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał należycie co najmniej jedną usługę polegającą na pozyskaniu środków i kompleksowej organizacji konferencji dla min. 1000 uczestników, w zakresie tożsamym z przedmiotem niniejszego postępowania.

Spełnienie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia dla Oferentów występujących wspólnie tj.: wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oceniany będzie łącznie dla nich wszystkich.

2. Osoby zdolne do wykonania zamówienia

O zamówienie mogą się ubiegać Oferenci, którzy dysponują osobami posiadającymi doświadczenie w pozyskiwaniu środków i kompleksowej organizacji konferencji dla min. 1000 uczestników, w zakresie tożsamym z przedmiotem niniejszego postępowania.

Spełnienie warunku dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia dla Oferentów występujących wspólnie tj.: wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oceniany będzie łącznie dla nich wszystkich.

5. Oświadczenia lub dokumenty, jakie należy złożyć wraz z ofertą.

Oferent wraz z ofertą zobowiązany jest przedłożyć:

- aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji,
- wykaz osób, którymi dysponuje lub będzie dysponował wykonawca i które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, wraz z informacjami potwierdzającymi spełnienie warunku udziału w postępowaniu o treści Załącznika nr 3 do ogłoszenia,
- wykaz wykonanych usług z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców o treści Załącznika nr 2 do ogłoszenia oraz załączenie dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie,

- wypełniony i podpisany formularz oferty o treści Załącznika nr 1.

6. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie:

1) Wszystkie oferty spełniające warunki udziału w postępowaniu i które nie zostaną odrzucone, oceniane będą na podstawie poniższych kryteriów:

Koszty własne – max 20 pkt. (K1)

Ocenie podlegać będzie suma własnych kosztów organizacyjnych Oferenta, wyrażona w kwocie brutto do dwóch miejsc po przecinku.

Przez koszty własne rozumie się koszty poniesione przez Oferenta na realizację przedmiotu zamówienia na warunkach określonych w ogłoszeniu.

Sposób przyznawania punktów w kryterium I:

ilość pkt w K1= (Kw min / Kw) x 20 pkt

Kw min – wartość najniższa spośród ważnych ofert

Kw – wartość badanej oferty

Marża na usługach obcych – max 30 pkt. (K2)

Ocenie podlegać będzie wyrażona w procentach (%) wysokość marży Oferenta na usługach obcych. Wskazać należy jedną uogólnioną wysokość marży.

Wysokość marży, o której mowa wyżej nie może być mniejsza niż 1%.

Sposób przyznawania punktów w kryterium II:

ilość pkt w K2= (M min / Mw) x 30 pkt

M min – wartość najniższa spośród ważnych ofert

Mw – wartość badanej oferty

Wysokość nadwyżki liczonej od przychodu jaką Oferent przekaże na cele statutowe PTOiTr (dalej: wartość procentowa)– max 30 pkt. (K3)

Ocenie podlegać będzie, wyrażona w procentach (%), wysokość nadwyżki liczonej od przychodu, jaki uzyska Oferent w związku z organizacją Dni Ortopedycznych Polskiego Towarzystwa Ortopedycznego i Traumatologicznego, która przekazana zostanie na cele statutowe PTOiTr.

Wartość, o której mowa wyżej nie może być mniejsza niż 1% i większa niż 90 %.

Sposób przyznawania punktów w kryterium III:

ilość pkt w K3= ( W max / W) x 30 pkt

W max – wartość najwyższa spośród ważnych ofert

W – wartość badanej oferty

Doświadczenie Wykonawcy – max. 20 pkt (K4)

Ocenie podlegać będzie doświadczenie Wykonawcy.

Sposób przyznawania punktów w kryterium IV:

Zasada przyznawanie punktów za doświadczenie Wykonawcy (K4) :
Ilość pkt: max 20
doświadczenie Wykonawcy 1 kompleksowa realizacji konferencji dla min. 1000 uczestników, w zakresie tożsamym z przedmiotem niniejszego postępowania	10 pkt
doświadczenie Wykonawcy 2 i więcej kompleksowych realizacji konferencji dla min. 1000 uczestników, w zakresie tożsamym z przedmiotem niniejszego postępowania	20 pkt

Uwaga: Doświadczenie Wykonawcy winno być potwierdzone dokumentami dowodzącymi należytą realizację usług.

Łączna ilość punktów (K) będzie obliczana wg. następującego wzoru:

K = K1 + K2 + K3 + K4

2) Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (K).

Każdorazowo liczba uzyskanych punktów będzie zaokrąglana do dwóch miejsc po przecinku

7. Zasady wyjaśniania treści ogłoszenia.

Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, zamawiający zamieści niezwłocznie na stronie internetowej, na której publikowane jest ogłoszenie o przetargu, chyba że zapytanie wpłynie do zamawiającego na mniej niż 3 dni przed terminem składania ofert.
8. Forma, miejsce i termin składania i otwarcia ofert.

1) Ofertę o treści, jak w Załączniku nr 1 do ogłoszenia, należy przesłać w formie pisemnej lub złożyć osobiście w Viribus Unitis Krzysztof Sawicki Adwokat Doradztwo Prawne
i Gospodarcze z siedzibą w Gliwicach przy ul. Wrocławskiej 10 do dnia 11.12.2017 r. do godziny 10.00.

2) Oferent winien złożyć ofertę w zamkniętej kopercie zaadresowanej w następujący sposób:

Polskie Towarzystwo Ortopedyczne i Traumatologiczne

z siedzibą w Łodzi przy ul. Pomorskiej 251

Oferta

na: „Organizacja dni ortopedycznych PTOiT 2019”.

Nie otwierać przed 11.12 2017 r. godz. 10.15

Uwaga!: Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za przypadkowe i przedterminowe otwarcie złożonej oferty w przypadku nie opisania jej w sposób wyżej opisany przez Wykonawcę.

3) Otwarcie ofert nastąpi w Viribus Unitis Krzysztof Sawicki Adwokat Doradztwo Prawne
i Gospodarcze z siedzibą w Gliwicach przy ul. Wrocławskiej 10 o godz.: 10.15 w sali konferencyjnej.

9. Termin związania ofertą.

Termin związania ofertą wynosi 30 dni.

10. Zmiana lub odwołanie warunków przetargu.

Przed upływem terminu składania ofert zamawiający może zmienić lub odwołać warunki przetargu. Informację o dokonanej zmianie lub odwołaniu zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest ogłoszenie o przetargu oraz przekaże oferentom, którzy złożyli oferty.

11. Warunki zamknięcia przetargu bez dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej.

Zamawiający zamknie przetarg bez dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej, jeżeli:

a) nie wpłynie żadna oferta lub żadna z ofert nie spełni warunków przetargu,

b) wystąpi zmiana okoliczności powodująca, że realizacja zamówienia jest niecelowa,

c) przetarg obarczony będzie wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy.
12. Warunki odwołania przetargu:

Zamawiający zastrzega sobie prawo odwołania przetargu bez podania przyczyny. Odwołanie może nastąpić w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert. Informację o odwołaniu przetargu zamawiający zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest ogłoszenie o przetargu oraz przekaże oferentom, którzy złożyli oferty.
13. Sytuacje, w których oferty nie będą podlegały ocenie.

Oferty nie będą podlegały ocenie w przypadku, gdy:

a) zostaną złożone po upływie terminu składania ofert,

b) treść oferty nie będzie odpowiadała treści ogłoszenia,

c) Oferent nie uzupełni dokumentów w wyznaczonym terminie lub nie wykaże spełniania warunków przystąpienia do przetargu,

d) Oferty będą zawierały błędy, których nie będzie można uznać za oczywistą omyłkę rachunkową,

e) oferent w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert, w sposób zawiniony naruszył obowiązki zawodowe lub umowne, w szczególności, gdy wykonawca w wyniku zamierzonego działania lub niedbalstwa nie wykonał lub nienależycie wykonał zamówienie.
14. Zasady i konsekwencje poprawiania omyłek w ofercie.

W toku badania i oceny ofert zamawiający poprawi oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz inne nieistotne omyłki. Informację o poprawieniu omyłek zamawiający zamieści w informacji o wynikach przetargu.

15. Zasady uzupełniania dokumentów.

Oferenta, który złożył najkorzystniejszą ofertę i który wraz z ofertą nie złożył wymaganych oświadczeń lub dokumentów lub jeżeli dokumenty te zawierają błędy, zamawiający wezwie do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. W przypadku nie uzupełnienia dokumentów lub uzupełnienia dokumentów, które jednakże nie potwierdzają spełniania warunków przystąpienia do przetargu, procedurę, o której mowa w zdaniu pierwszym stosuje się w stosunku do kolejnego oferenta, chyba że zachodzą przesłanki zamknięcia przetargu bez dokonania wyboru oferty najkorzystniejszej.

16. Forma składanych dokumentów.

Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski.

17. Sposób porozumiewania się zamawiającego z oferentami w toku postępowania.

1) Wszystkie oświadczenia, zawiadomienia i informacje dotyczące przetargu zamawiający:

a) do upływu terminu składania ofert – zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest ogłoszenie o przetargu,

b) po upływie terminu składania ofert – prześle pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną, z wyjątkiem informacji, o których mowa w pkt. 2),

2) Informację o wynikach lub o zamknięciu przetargu bez dokonania wyboru zamawiający przekaże na piśmie oferentom oraz zamieści na stronie internetowej, na której publikowane jest ogłoszenie o przetargu.

18. Zasady zmiany lub wycofania oferty.

Oferent będzie mógł przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę, składając w sekretariacie organizatora przetargu stosowne pisemne oświadczenie.
19. Wybór oferty.

1) W przypadku gdy Oferent, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, odmówi lub uchylać się będzie od zawarcia umowy w terminie wyznaczonym przez zamawiającego, zamawiający będzie uprawniony do wyboru oferty najkorzystniejszej spośród pozostałych ofert lub zamknięcia przetargu bez dokonania wyboru oferty.

2) Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam bilans wartości procentowej i innych kryteriów oceny ofert, zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najwyższą wartością procentową.

3) Jeżeli w toku przetargu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej wartości procentowej, zamawiający wezwie Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych. Oferty dodatkowe, nie będą mogły przedstawiać wartości procentowych wyższych niż zaproponowane w złożonych ofertach.

4) Jeżeli w toku przetargu nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej wartości procentowej oraz o takim samym bilansie pozostałych kryteriów, zamawiający wezwie Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez zamawiającego ofert dodatkowych w zakresie kryterium wartość procentowa. Oferty dodatkowe, nie będą mogły przedstawiać cen wyższych niż zaproponowane w złożonych ofertach.

5) Dla rozstrzygnięcia postępowania wystarczające jest złożenie w jego toku przynajmniej jednej oferty odpowiadającej treści ogłoszenia oraz potwierdzającej, że oferent spełnia warunki przystąpienia do przetargu.

20. Oferty złożone po terminie.

Zwrot oferty złożonej po terminie nastąpi na pisemny wniosek oferenta.

21. Istotne postanowienia umowy.

Treść istotnych postanowień umowy zawiera Załącznik nr 4.

22. Załączniki:

1) Załącznik nr 1 - formularz oferty.
2) Załącznik nr 2 - wykaz usług.
3) Załącznik nr 3 - wykaz osób.
4) Załącznik nr 4 – istotne postanowienia umowy.

Uwaga!

Do niniejszego przetargu nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

PREZES ZARZĄDU GŁÓWNEGO

Prof. Dr hab. n. med. Marek Synder

SKARBNIK

dr hab. n med. Andrzej Borowski